Propojení e-shopu s informačním systémem
Propojení e-shopu je moje hobby. Pracuji ve Weboně, a mojí vášní je automatizace, efektivita, propojování systémů a smysluplná práce. Na následujících řádcích bych se s vámi rád podělil o to, jak přistupujeme k propojování e-shopů a informačních systémů – propojujeme samozřejmě i weby a portály. 🙂
Máte e-shop a informační systém? A mohl bych ho vidět?
Pokud to myslíte s prodejem zboží skutečně vážně, máte nějaký informační systém a řešíte skladové hospodářství. Vystavovat faktury ručně na papír, řešit příjemky a výdejky v Excelu, hroutit se ve skladu při vybavování objednávky a hledání skladových míst, to skutečně není to pravé ořechové. A pokud chcete v dnešním světě prodeje uspět, máte určitě e-shop.
Nemáte e-shop? Nemáte informační systém? Nebo máte jen jedno? A není vám to jedno? Tak čtěte dál! 😉
Efektivita práce se dnes skloňuje na každém rohu. A pokud máte výše zmíněný e-shop a k tomu informační systém, zbývá je už jen realizovat propojení e-shopu s informačním systémem.
Propojení nemusí být zpočátku nijak složité
V první fázi nemusí jít o nijak složité propojení, kde budete řešit veškeré agendy – každému ušetří čas a práci něco jiného. Pokud máte omezené množství zboží a často měníte stavy skladů a ceny, budete chtít pravděpodobně aktualizovat ceny a sklady z informačního systému do e-shopu. Pokud vám denně chodí alespoň dvě objednávky, nebudete je chtít nikde přepisovat, ale pomůže vám, když se přenesou přímo do informačního systému, kde se odběratel založí v adresáři, založí se vám objednávka a vy ji pouze vytisknete, vyexpedujete, vytvoříte fakturu, na e-shop se přenese informace o změně stavu, zákazníkovi přijde e-mail o expedici, v e-mailu nebo v klientské zóně si stáhne fakturu…
Zní vám to jako sci-fi? Žádný strach, vše z výše uvedeného je možné.
Ideální stav vlastně nastává ve chvíli, kdy nemusíte vůbec nic řešit v e-shopu, ale ovládáte svoje produkty a objednávky z informačního systému. Zkušení již vědí, že ideální to je pouze v laboratorních podmínkách, a tak je praxe mnohdy jiná. Důležité je, aby byl informační systém připravený na komunikaci s okolím. Musí umět například generovat výstupní a zpracovávat vstupní soubory, nebo mít API, přes které je možné vše ovládat, či v nejhorším případě umožnit přímý přístup do databáze, nad kterou pak lze ze strany e-shopu provádět potřebné operace. Existují však i takové systémy, které toto neumožňují. Buď jsou staré, ale stále vyhovují svým účelům, a nebo jejich autoři nikdy nepovažovali za potřebné, aby takovou funkčností disponovaly.
S jakými systémy máme zkušenost?
Za těch více jak 20 let, co se pohybuji kolem tvorby webů, e-shopů a systémů, jsem posbíral mnoho zkušeností s integracemi.
Nejvíce však s následujícími informačními systémy – výčet není kompletní, protože existuje i mnoho dalších systémů, které mi prošly pod rukama, ale tyto považuji za nejdůležitější:
- STORMWARE POHODA – všechny verze
- HELIOS Red
- HELIOS Orange
- HELIOS Easy
- HELIOS Green
- PREMIER System
- Ježek SW Duel
- ABRA Gen
Propojíme cokoliv, co komunikuje s okolím
Díky nabytým zkušenostem jsme ve Weboně schopní navrhnout, připravit a ve finále zrealizovat propojení s libovolným informačním systémem.
Jak probíhá propojení – od specifikace k realizaci
Základem úspěchu je vždy spolupráce všech zúčastněných stran, které jsou zpravidla tři – může jich být klidně více, vše záleží na okolnostech. Budeme-li uvažovat tři, jedná se o zástupce zákazníka, zástupce implementátora informačního systému a dodavatele. Aby bylo propojení efektivní a smysluplné, je vždy potřeba kvalitní zadání. Zástupce zákazníka musí dobře znát procesy ve firmě, které jsou přímo spjaté s objednávkami a sklady.
Na několika úvodních schůzkách dáme společně dohromady zadání, tedy co a jak budeme přenášet, jak se má co chovat, z jakého pole v informačním systému se mají brát které hodnoty, jaké budou stavy objednávek, co se zákazníky, jestli je zakládat do adresáře, či nikoliv apod. Poté zjistíme standardní možnosti informačního systému a pokud potřebujeme něco nestandardního vstoupí do hry zástupce implementátora informačního systému. Dost často jsou v informačních systémech nějaké úpravy přímo na míru, se kterými ale standardizované API nepočítá, a tak je potřeba i úprava na této straně.
Když je hotové zadání
Ve chvíli, kdy máme jasně hotové zadání, kde je popsáno jak se propojení bude chovat, jaké agendy budeme přenášet, jak často se budou přenosy spouštět, můžeme přejít do fáze analýzy. Výstupem analýzy na základě zadání je pak přesný časový odhad prací, cena a samozřejmě termín, kdy budou práce hotové. Vývoj probíhá buď agilně, nebo metodou watterfall – někteří klienti nejsou na agilní vývoj připraveni, a proto se vždy snažíme v tomto ohledu přizpůsobit.
Zadání, my mu říkáme specifikace, popisuje vlastně CO budeme přenášet, analýza pak definuje JAK to budeme přenášet, CO to bude stát a KDY to bude hotové.
Základem úspěchu je aktivní zapojení všech zúčastněných stran, zejména však zákazníka – my máme sice mnohaleté zkušenosti, ale nejvíce procesy ve své firmě zná klient. Můžeme poradit, konzultovat, ale potřebujeme vědět vše, co se objednávkového procesu týká. Dost často se proto u klienta přímo chodíme dívat do skladu, bavíme se s lidmi co mají přijetí a expedici zakázek na starosti a koukáme jim přes rameno. U toho jim pokládáme pro ně triviální, ale pro nás zásadní, dotazy, aby byl výsledek dle jejich představ a šetřil čas a prostředky, ne naopak.
Protože se specializujeme na e-shopy založené na WordPressu s pluginem WooCommerce, vyvinuli jsme si vlastní řešení, které nazýváme Webona Woo Connector, které efektivně využívá a rozšiřuje WooCommerce API.
Máte zájem na propojení vašeho e-shopu a informačního systému? Neváhejte nás kontaktovat.
